Progetto digitale di successo applicato alla formazione

Il caso, presentato in estrema sintesi, riguarda il processo di trasformazione digitale applicata alla formazione di una azienda leader a livello mondiale con dipendenti e sedi produttive in Italia e all’estero.

Obiettivi iniziali

Formare una platea di circa 500 persone sparse per il mondo, comprendenti dipendenti e business partners, su tematiche legate alle vendite e al customer care.

Lo scopo finale è quello di colmare gap di conoscenze e certificare le competenze dei propri dipendenti e dei business partners.

Soluzione

Progettazione, implementazione e gestione del processo di formazione e-learning denominato “Academy”.

Implementazione

Nella strutturazione della soluzione si è deciso di approcciare ispirandosi al modello dell'”azienda digitale”, curando in particolare i seguenti aspetti:

  • Identificazione dei reali bisogni dei destinatari (clienti)
  • Il metodo di lavoro del team di sviluppo
  • La comunicazione
  • Strumenti digitali

Attenzione ai reali bisogni dei destinatari

Sin dall’inizio si è focalizzata sui destinatari del “prodotto” finale (il “contenuto formativo”): il network commerciale e tecnici installatori/manutentori.

Per la generazione delle idee caratterizzanti il processo è stato utilizzato come riferimento la metodologia design thinking (tools più usati: interviste, sondaggi, user personas, brainstorming, empathy map, storytelling canvas).

Tale approccio ha permesso di comprendere sin dall’inizio i diversi bisogni formativi dei destinatari e coinvolgere nell’ideazione tutti gli stakeholders del processo.

In particolare, si sono delineati i criteri di successo per un corso online (es. contenuti rilevanti, “granulari”, learned-centered, coinvolgenti e personalizzati) così come altri bisogni latenti di carattere più generale (volontà di contribuire alla costruzione dei contenuti, esprimere considerazioni, proporre nuovi argomenti da trattare, ...).

Il team di sviluppo e il metodo di lavoro

Il team di sviluppo dei corsi è costituito da persone aventi competenze diversificate aventi però come denominatore comune la comunicazione digitale.

Alcuni di essi lavorano per un certo periodo della settimana in smart working.

L’approccio usato per la creazione dei corsi è di tipo “agile“, quindi con progettazione caratterizzata da una intensa interazione e coinvolgimento con il committente del corso, teamworking, modellizzazione (es. comunicazione visuale, prototipazione) e rilasci progressivi.

La comunicazione

La comunicazione all’interno del team dell’Academy avviene attraverso l’utilizzo di piattaforme di team collaboration tra loro integrate. Le riunioni, spesso condotte con strumenti di web conference, sono ridotte al minimo e sono, per lo più, di carattere “decisionale”.

Anche la comunicazione verso l’esterno è ritenuta un importante touchpoint al fine di migliorare l'”esperienza” complessiva del discente.

A tal proposito, il sistema è stato integrato con un portale web dedicato in cui il team dell’Academy presenta ai discenti le schede dei corsi, comunica le news, acquisisce feedbacks, predisporre landing pages a seguito di newsletter o annuncio di eventi (es. pubblicazione nuovi corsi), e così via.

Strumenti digitali

Benchè si tratti di un processo aziendale, peraltro di dimensioni contenute, il team utilizza quotidianamente un elevato numero di tools software – i più importanti di tipo Saas (Software As A Service) – a copertura di differenti ambiti applicativi.

Di seguito i nomi dei software e, tra parentesi, l’ambito applicativo.

Software di terze parti

  • Suite Articulate – Storyline, Rise (sviluppo corsi)
  • Vyond (sviluppo video animati)
  • Docebo (Learning Management System)
  • Suite Adobe – Photoshop, Illustrator, Indesign, Premiere (gestione media)
  • Shutterstock (archivio immagini)
  • Epidemic Sound (archivio musiche ed effetti sonori)
  • Suite Microsoft Windows – Powerpoint, Word, Excel, Outlook (Office automation)
  • Trello (team collaboration/project management)
  • Skype, Slack (team collaboration)
  • Evenbrite (event management)
  • WordPress (web content management)
  • Mailchimp (newsletters)
  • Google survey (sondaggi)
  • Google analytics (web analytics)
  • Qlik Sense (Business Intelligence)

Mobile app

  • Go.Learn (mobile learning)

Application Programming Interface (API)

  • API Google “text-to-speech” (speakeraggio corsi multilingua)
  • API Google “speech-to-text (produzione sottotitoli in lingua)
  • API Docebo (integrazione dati con Qlik Sense)
  • Three.js (animazione grafica computerizzata 3D)

Linguaggi di programmazione

  • C Sharp (sviluppo applicazioni con APIs)
  • Java script (sviluppo applicazioni con librerie WebGL)
  • php (sviluppo portale web)

Nota: La piattaforma LMS Docebo e l’API di Google “speech-to-text” adottano algoritmi di l’intelligenza artificiale, in particolare quella dedicata all’elaborazione del linguaggio naturale (Natural Language Processing).

Benefici

Il sistema prodotto ha ampiamente superato gli obiettivi iniziali grazie all’utilizzo ottimale degli strumenti software utilizzati.

Oltre alla produzione di contenuti formativi digitali (corsi), sviluppati dal team e fruibili su tutti i tipi di dispositivi (desktop, laptop, tablet, smartphone) in modalità responsive, il sistema è risultato utile anche per:

  • distribuire di contenuti prodotti dagli stessi utenti (grazie alla funzionalità “coach-and-share”)
  • distribuire contenuti di aggiornamento tecnico (documenti, video dimostrativi, …)
  • favorire l’interazione e lo scambio di conoscenze tra colleghi di lavoro (social learning)
  • costruire nuovi percorsi formativi (es. induction nuovi assunti)
  • costruzione di specifici programmi di formazione per business partners (Online Channel Partner Training Program)

Nota: non è servito sviluppare una mobile app per la fruizione dei contenuti formativi “in movimento” in quanto già predisposta dal vendor della piattaforma e-learning (Go.Learn) e inclusa nel costo della licenza.

Il sistema di Business Intelligence permette al team di avere il controllo “in tempo reale” (dati aggiornati al massimo con 1 giorno di ritardo rispetto all’ultimo aggiornamento del sistema LMS) delle attività formative a livello globale, evidenziare attraverso alerts ritardi nella consultazione dei corsi, produrre reportistica per i referenti di area.

L’uso di servizi software messe a disposizione dai vendor e altre terze parti (API) hanno permesso di automatizzare i processi (es. integrazione dati in tempo reale tra sistema LMS e tool di Business Intelligence) e risparmiare considerevolmente i costi di sviluppo dei corsi multi-lingua (es. utilizzo API di google per produrre corsi, praticamente in tutte le lingue, con una qualità paragonabile a quella di uno speaker umano madrelingua).

5 thoughts on “Progetto digitale di successo applicato alla formazione

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