Selezione ed implementazione del software WMS

Le mie esperienze negli Stati Uniti e in Italia, mi hanno fatto capire chiaramente come sia complesso (e talvolta rischioso) per un azienda l’implementazione di un software WMS.

Non è obbligatorio introdurre un sistema di Warehouse Management Systems (WMS) per gestire il proprio magazzino, diverse sono le altre alternative che si possono adottare a tale scopo.

A tutt’oggi ci sono molte aziende che si limitano a gestire il prelievo dei propri ordini utilizzando il proprio sistema ERP (dove l’ordine cliente corrisponde all’ordine di prelievo in magazzino), ma a mio modo di vedere sarebbe fortemente raccomandato effettuare una verifica periodica per constatare se è il caso o meno di gestire la propria movimentazione con un sistema progettato appositamente, qual’è il WMS.

Questo post si rivolge a quelle organizzazioni che, consapevoli dell’importanza di avere un WMS, stanno pianificando di adottarlo o di aggiornare quello esistente.

Coloro i quali stanno valutando sul mercato il WMS più adatto alle loro esigenze devono confrontarsi con una gamma rilevante di opzioni (vi sono dozzine di soluzioni, alcune delle quali prodotte da vendors esteri).

In primo luogo, dobbiamo considerare tre tipi di software che offrono funzionalità per la gestione delle operazioni di magazzino:

  • WMS “best-of-breed“, un’applicazione di gestione del magazzino dedicata, da integrare al sistema gestionale esistente.
  • WMS incluso in una suite SCM, applicazioni di gestione del magazzino inserite insieme ad altre applicazioni di pianificazione ed esecuzione della supply chain.
  • WMS incluso tra i moduli del sistema ERP, un modulo software specifico dedicato e integrato alle altre funzionalità.

L’adozione di un tipo di opzione rispetto agli altri solitamente dipende dai tipi di organizzazione (3PL, produttori, distributori), dalle caratteristiche aziendali (dimensione, architettura multi-cliente / multi-proprietario, rete logistica complessa, società internazionale, livello delle competenze logistiche, disponibilità economica), tipo di fornitura (come i servizi a valore aggiunto) e le esigenze aziendali (ad es. visibilità nella catena di fornitura, reporting e contabilità).

Prima di condividere un esempio di metodologia, ti mostrerò i tre principali livelli di software WMS:

  • Livello 1: funzionalità operative complete, incluso l’integrazione con le periferiche
  • Livello 2: funzionalità operative complete, o quasi
  • Livello 3: funzionalità operative limitate
Potenziali funzionalità di un WMS di livello 1

Livello 1: Funzionalità operative complete, incluso l’integrazione con le periferiche

WMS in questo gruppo tendono ad avere le seguenti caratteristiche:

  • Set completo di funzionalità WMS native (core e funzioni aggiuntive), incluse le operazioni di pianificazione
  • Funzionalità complete della gestione del magazzino e parte della supply chain, compresa la gestione dei trasporti (TMS), la gestione delle scorte e degli inventari, l’integrazione operativa con i fornitori e la gestione degli eventi.
  • Set completo di funzionalità delle periferiche, come gestione del lavoro (Labor management), gestione delle ribalte (Yard Management System) e così via.
  • Set completo di funzioni di analisi dati nativa

Livello 2: Funzionalità operative complete, o quasi

I WMS in questo gruppo tendono ad avere le seguenti caratteristiche:

  • Set completo o, comunque, rilevante di funzionalità di gestione magazzino
  • Mancanza di moduli nativi nelle aree di gestione delle periferiche come la gestione del lavoro e la gestione delle ribalte. Spesso questi WMS di livello 2 sono integrati con moduli periferici forniti da altri fornitori, quindi non sviluppati in modo nativo.
  • Mancanza di più ampie funzionalità della supply chain come la gestione dei trasporti e la pianificazione delle scorte.

Livello 3: Funzionalità operative limitate

I WMS in questo gruppo tendono ad avere le seguenti caratteristiche:

  • Presenza delle funzionalità di base e di qualche funzione addizionale
  • Limitazioni significative nelle funzionalità di warehousing più complesse rispetto a WMS Livello 1 o Livello 2, sebbene siano state sviluppate alcune funzionalità aggiuntive.
  • Mancanza di più ampie funzionalità della supply chain come, per esempio, la gestione dei trasporti.
  • Mancanza di moduli nativi nelle aree di deposito periferiche come la gestione del lavoro e la gestione delle ribalte.

Processo di selezione del WMS

Se hai deciso che hai bisogno di un WMS, o sei in fase di valutazione, preparati ad un lavoro impegnativo e fai attenzione a questi grossi errori:

  • Mancanza di adeguato commitment da parte del top management
  • Essere poco accurato nello stabilire cosa si vuol ottenere
  • Sottovalutazione del processo di selezione (es. non preparare la documentazione idonea, non vedere delle dimostrazioni con i tuoi dati e le tue situazioni più caratterizzanti/critiche, ecc..)
  • Concentrarsi sul software, non sull’azienda che te lo sta vendendo
  • Mancanza di coinvolgimento degli altri stakeholder di progetto
  • Sottostima degli investimenti
  • Sottovalutazione della negoziazione in sede di selezione del vendor

Mancanza di adeguato commitment. Ottieni l’impegno del top management prima di tutto! La mancanza di questo impegno è un “kiss of death” per questo tipo di progetto.

Il progetto dovrebbe essere definito in dettaglio (ambiti, stima del budget, rischi, standard di qualità, costi, ROI, tempistica, piano di comunicazione, ecc.), approvato dal top management e comunicato al resto dell’organizzazione. Il reparto finanziario, l’IT e Operations dovrebbero essere fortemente coinvolte nel progetto.

Essere poco accurato. Questo è il motivo principale per cui le aziende acquistano il sistema WMS sbagliato.

Si dovrebbe produrre l’adeguata documentazione e sviluppare il nuovo modello di gestione previsto. Questa è una buona occasione per iniziare a coinvolgere persone (ad esempio supervisori del magazzino) che gestiranno il futuro sistema WMS, intervistandole per raccogliere il loro punto di vista.

Una RFP dovrebbe essere preparata per riflettere i bisogni realistici (non la lista dei desideri universale) e per comunicare con chiarezza cosa ci si aspetta dal sistema e dal vendor/system integrator che lo introduce.

Scarsa definizione dei requisiti aziendali. Sarebbe auspicabile sviluppare e formalizzare i nuovi flussi di processo (in particolare gestione delle eccezioni), identificare e definire chiaramente i requisiti dividendoli in “must have” e “nice to have”.

Considera il miglioramento dei processi, favorendo l’acquisizione di nuove idee, magari consentendo al fornitore di vedere con i suoi occhi il tuo modo di lavorare. Meglio investire anticipatamente del tempo ed evitare successive e costose modifiche alle specifiche funzionali o, peggio ancora, al software.

Evidenzia i punti critici in modo che tu possa verificarli durante la demo.

Sottovalutazione del processo di selezione. Questo è un’altra tipica criticità che potrebbe riservare brutte sorprese.

Sfruttando l’analisi dei requisiti, prepara la demo nel miglior modo possibile, ad esempio fornendo al fornitore i tuoi dati e una scaletta delle funzionalità del WMS proposto che si vogliono verificare.

Verifica come il software gestisce i punti critici. Prendi appunti in modo diligente su tutte le questioni / opportunità, tenendo presente che alla fine dovrai confrontare i fornitori in ciascuna area.

Concentrati sul software, non sulla società (vendor o system integrator) che te lo vende. Questo è il motivo per cui le aziende finiscono con una partnership debole.

Studia la loro metodologia di sviluppo del software, analizza il loro approccio al servizio post-vendita e all’assistenza, raccogli i riferimenti.

Chiedi al profilo professionale di coloro che realizzeranno effettivamente l’implementazione e incontrali. In breve, scegli il partner giusto oltre al prodotto giusto.

Mancanza di coinvolgimento degli altri stakeholder di progetto. Includere sin dall’inizio tutte le parti interessate (Vendite e Marketing, Acquisti, Finanza e altri) del progetto e il team di progetto nelle decisioni.

L’inclusione nel processo decisionale crea un senso di appartenenza al team e riduce lo sforzo di gestione del cambiamento durante l’implementazione. Tienili informati e chiedi loro feedbacks.

Sottostima degli investimenti. Questo è il motivo per cui i progetti software potrebbe andare in ritardo o, addirittura, fallire.

Dovresti impostare in anticipo come gestire qualsiasi sforamento dal budget (fondi aggiuntivi o riduzione dell’ambito funzionale da coprire?).

Cerca l’aiuto di membri dello staff esperti e professionisti della materia mentre fai stime del costo di un progetto, pianifica nel dettaglio le fasi critiche di un progetto, lascia spazio per le modifiche nel piano di budget o per gli imprevisti.

Sottovalutazione della negoziazione. Considera la trattativa come un processo molto importante.

Prima della firma del contratto siamo in una posizione di potere e dovremmo gestirlo in modo intelligente. Tutto è negoziabile: costi di licenza, tariffe di servizio, costi di assistenza, garanzia, tempistiche di pagamento.

Le tempistiche di pagamento dovrebbero basarsi su scadenze temporali adeguate (o su milestones precedentemente impostate) in modo da poter mantenere una leva adeguata sul venditore. Alla fine, i contratti WMS devono avere elementi di “win-win” ma bisogna anche che la tensione al risultato sia condivisa da entrambe le parti.

Esempio di metodologia di implementazione di un progetto WMS, dalla selezione dei requisiti alla firma del contratto con il vendor/system integrator del WMS prescelto.

I fattori per un implementazione del WMS di successo

Come con qualsiasi cosa nella vita, più esperienza hai e più sei attrezzato per intraprendere un progetto con successo.

Dopo aver implementato diversi progetti in questo ambito ritengo di aver individuato dei fattori che hanno contribuito, nel loro insieme, al successo dell’iniziativa.

Li vedi di seguito esposti, alcuni sembrano scontati ma nella realtà dei fatti alcuni di essi non sono presenti.

  • Utilizzare una metodologia comprovata
  • Stabilire una adeguata leadership di progetto
  • Costruire una relazione di fiducia con il fornitore del software
  • Impostare aspettative chiare e realistiche
  • Testare in ambiente dedicato (separato da quello effettivo)
  • Differenziare il programma di formazione
  • Essere certi di essere pronti a partire

Utilizzare una metodologia comprovata. Il progetto di implementazione WMS è così complesso che deve essere gestito con una metodologia comprovata e condivisa con il fornitore.

Il WMS è molto impegnativo da implementare rispetto ad altri sistemi software aziendali, in quanto difficile da “standardizzare”.

Numerose possono essere le eccezioni alla regola, vi può essere una rilevante complessità in termini di connessione alle diverse apparecchiature / sistemi di gestione dei materiali e così via.

Più il sistema è complesso più la metodologia può essere un aiuto efficace.

Esempio di metodologia di implementazione di un progetto WMS, dalla pianificazione al go-live

Stabilire una adeguata leadership di progetto. Questo progetto dovrebbe essere di proprietà delle Operations; nessuno infatti conosce l’attività meglio della funzione aziendale in cui i requisiti sono nati (è un progetto operativo, non IT, sebbene l’IT abbia un importante ruolo di supporto).

Il leader di progetto dovrebbe possedere una certa esperienza di implementazione di un WMS o, perlomeno, deve farsi supportare da una risorsa (es. un consulente) che possiede tale esperienza (si consiglia di non paragonare l’avvio di un WMS alla stessa stregua di un software qualunque…).

Costruire una relazione di fiducia con il fornitore / integratore del software. La relazione dovrebbe essere “win-win”, questo significa che entrambe le parti si devono dividere oneri e onori.

Impostare aspettative chiare e realistiche. Preparati a ciò che accadrà dopo il go-live. All’inizio potrebbe essere difficile ma dopo un certo punto il sistema decollerà.

Testare in ambiente dedicato. Investi del tempo per preparare un ambiente di test, utilizzando, se possibile, dati reali (ideale sarebbe un “parallelo” con l’ambiente effettivo per qualche giorno…).

Dedica una piccola parte del tempo per effettuare uno stress test (molti dati con diversi casi nello stesso ciclo test). Più condizioni si provano meno brutte sorprese si avranno durante il go-live.

Differenziare il programma di formazione. Le aziende dovrebbero formare due livelli di utilizzatori: utenti chiave (key users) e utenti generali.

Ogni key user deve avere la possibilità di accedere a ogni area del WMS ed eseguire operazioni (manutenzione del sistema, risoluzione dei problemi, ecc.) che assicurano quotidianamente il buon funzionamento del WMS.

Per quanto riguarda gli utenti generici, ogni lavoratore che gestirà il prodotto dovrebbe essere addestrato all’uso del sistema nella sua specifica area funzionale.

Preparare quindi una sessione di formazione specifica e differenziata per entrambi.

Essere certi di essere pronti a partire. Una società non dovrebbe far correre rischi inutili affrettando il processo di avviamento del WMS.

Prima di andare in go-live un’azienda deve condurre una valutazione onesta riguardo al suo stato di preparazione. La società dovrebbe essere pronta a posticipare il go-live se per qualsiasi motivo si ritiene che l’azienda non sia pronta per iniziare a utilizzare il software.

Conclusione

Ci sono vantaggi significativi nell’utilizzo dei sistemi WMS, li ho potuti personalmente constatare ogni qual volta un sistema del genere prendeva il controllo delle operazioni in magazzino.

Se utilizzata correttamente, questa tecnologia consente alle aziende di ridurre i costi di manodopera, migliorare l’accuratezza e aumentare notevolmente la visibilità dell’inventario e del flusso di lavoro.

Ma sono consapevole che rimane un progetto che può creare seri problemi se gestito in modo non appropriato.

Questi consigli cautelativi non dovrebbero in alcun modo scoraggiare nessuno dall’implementazione del sistema WMS, i suoi benefici sono troppo importanti.

Il segreto è: essere preparati e non essere troppo sicuri perché abbiamo già eseguito con successo altri progetti software complessi in passato.

Se hai altri suggerimenti o considerazioni su questo argomento, sentiti libero di condividerli lasciando un commento.



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2 thoughts on “Selezione ed implementazione del software WMS

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